ПРОЕКТ Про затвердження Положення про загальний відділ
Скан-копіяБОЯРСЬКА МІСЬКА РАДА
КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
від 14.02.2019 №___________
м. Боярка
Про затвердження Положення про загальний відділ
Керуючись п.1 ст.52, п.6 ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та відповідно до рішення Боярської міської ради від 21.12.2018 53/1790 «Про затвердження структури, загальної чисельності апарату ради та виконавчого комітету міської ради»
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ВИРІШИВ:
1.Затвердити Положення про загальний відділ виконавчого комітету Боярської міської ради (додається).
2.Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету.
Міський голова О.Зарубін
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету
Від 14.02.2019 №___________
ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ виконавчого комітету Боярської міської ради
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1.Загальний відділ (далі відділ) утворюється рішенням міської ради відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Загальний відділ є структурним підрозділом апарату виконавчого комітету Боярської міської ради . Відділ у своїй діяльності підпорядковується міському голові та керуючому справами виконкому міської ради.
1.2. Відділ у своїй роботі керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про запобігання корупції”, “Про звернення громадян”, «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами та цим Положенням.
1.3. Посадові обов’язки працівників відділу підписуються начальником відділу, затверджуються керуючим справами виконкому міської ради, а посадові обов’язки начальника відділу підписуються керуючим справами і затверджуються міським головою.
2. ОСНОВНІ НАПРЯМКИ РОБОТИ ВІДДІЛУ
2.1. Організація діловодства у апараті міської ради та виконавчого комітету.
2.2. Організація роботи з вхідною та вихідною документацією з моменту надходження до повного виконання та відмітки про виконання.
2.3. Аналіз вхідних і вихідних документів, прийнятих рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови.
2.4. Організація роботи архіву.
2.5. Оформлення справ для передачі на зберігання до районного архіву.
2.6 Ведення кадрової роботи.
2.7. Організаційно-технічне забезпечення сесій міської ради та засідань виконкому міської ради.
2.8. Надання методичної допомоги відділам, управлінням міської ради, організаціям, комунальним підприємствам міста з питань діловодства.
3. ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ
3.1. В області діловодства та архівної справи:
3.1.1. Прийом, реєстрація в системі електронного документообігу кореспонденції, облік, зберігання, оперативний пошук, передача за призначенням вхідної кореспонденції, контроль за виконанням, відправка вихідної кореспонденції.
3.1.2. Організація діловодства на підставі вимог до оформлення документів та інструкції з діловодства у виконкомі міської ради.
3.1.3. Оформлення, облік і зберігання протягом установленого строку розпоряджень міського голови, рішень виконкому міської ради, протоколів засідань виконкому міської ради.
3.1.4. Контроль за станом організації діловодства у виконавчому комітеті, надання методичної допомоги в удосконаленні форм і методів роботи з документами.
3.1.5. Складання зведеної номенклатури справ апарату міської ради, та виконавчого комітету, здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі в архів.
3.1.6. Участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, знищення, підготовка справ для здачі в архів.
3.1.7. Складання зведеного опису справ постійного строку зберігання на підставі номенклатури справ .
3.1.8. Оформлення закінчених діловодством документи для передачі в архів.
3.1.9 Контроль за якістю і правильністю підготовки та оформлення документів у відділах, управліннях міської ради.
3.1.10. Впровадження системи електронного документообігу, державних стандартів, уніфікованої системи документації і інших нормативних актів з діловодства.
3.2 Робота із зверненнями громадян.
3.2.1 Організація роботи із зверненнями громадян відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
3.2.2 Ведення електронного документообігу, діловодства з питань звернень громадян відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
3.2.3 Аналіз стану роботи із зверненнями громадян, підготовка звітів у встановлені строки.
3.3. В області організаційно-методичної роботи:
3.3.1. Розробка і внесення на розгляд міського голови, виконавчого комітету проектів інструкцій з питань діловодства .
3.3.2.Внесення пропозицій до проектів планів роботи, заходів виконкому з питань, що входять у компетенцію відділу.
3.3.3. Надання організаційно-методичної допомоги у питаннях організації діловодства.
3.3.4. Забезпечення підготовки матеріалів на засідання виконавчого комітету міської ради.
3.3.5. Забезпечення культури діловодства, сприяння підвищенню ділової кваліфікації працівників апарату міської ради та виконавчого комітету.
3.4. У сфері кадрового забезпечення.
3.4.1 Підготовка проектів розпоряджень міського голови з кадрових питань.
3.4.2 Формування і ведення особових справ працівників виконавчого комітету, внесення в них змін, забезпечення їх зберігання.
3.4.3. Оформлення документів про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування, присвоєння рангів, обчислення стажу служби, встановлення надбавки за вислугу років, внесення відповідних записів до трудових книжок.
3.4.4. Прийом від претендентів на вакантні посади відповідних документів та підготовка необхідних матеріалів на засідання конкурсної та атестаційної комісій.
3.4.5. Організація проведення спеціальної перевірки відомостей у випадках передбачених законами «Про запобігання корупції» та «Про очищення влади», перевірка факту своєчасності подання посадовими особами декларацій та повідомлення Національного агентства про випадки неподання чи несвоєчасного подання таких декларацій .
3.4.6 Заповнення, облік та зберігання трудових книжок працівників.
3.4.7 Підготовка графіків щорічних відпусток працівників, контроль за його дотриманням.
3.4.8. Формування кадрового резерву .
3.4.9 Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки та атестації працівників.
3.4.10 Участь у розробленні структури та штатного розпису виконавчого комітету.
3.5. У сфері технічного обслуговування:
3.5.1. Друкування і розмноження розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради, своєчасне доведення їх до відповідних відділів, установ, організацій, у необхідних випадках видача копій, витягів з прийнятих рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови.
3.5.2. Участь у розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи апарату міської ради.
3.5.3. Забезпечення виконання працівниками правил охорони праці, техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку.
3.6. Виконує інші функції, відповідно до покладених на нього завдань.
4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
4.1 Загальний відділ очолює начальник, який призначається і звільняється з посади розпорядженням міського голови.
4.2 Начальник відділу:
4.2.1 Здійснює керівництво відділом і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
4.2.2 Визначає завдання і розподіляє функціональні обов’язки між працівниками відділу.
4.2.3 Готує і подає для подальшого затвердження посадові інструкції працівників відділу.
4.2.4 Вносить на розгляд керівництва міської ради пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.
4.2.4 Бере участь у роботі комісій, робочих груп чи визначає спеціалістів відділу, які мають працювати у складі цих органів.
4.2.5 Відповідає за зберігання та законність використання печатки відділу і штампів виконавчого комітету.
4.2.6 Організовує формування кадрового резерву відділу.
4.2.7 Вносить у встановленому порядку подання про присвоєння рангів, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.
4.2.7 Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
4.2.8 Виконує інші обов’язки покладені на нього міським головою.
4.2.9 Повинен мати вищу освіту та стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування не менше трьох років.
4.3. До складу загального відділу входять: головний спеціаліст з питань контролю, головний спеціаліст з питань роботи з персоналом, головний спеціаліст з питань звернень громадян, провідний спеціаліст з питань звернень.
4.4 Робота відділу ведеться згідно плану, який складається на підставі плану роботи виконкому міської ради, доручень керівництва, функцій відділу.
4.5. Відділ підзвітний у своїй роботі міському голові, керуючому справами виконкому міської ради.
4.6. Відділ взаємодіє з іншими відділами, управліннями міської ради, організаціями, установами, комунальними підприємствами міста.
4.7. Діловодство відділу ведеться згідно номенклатури справ відділу
5. ПРАВА ВІДДІЛУ
Загальний відділ має право:
5.1. Брати участь у засіданнях виконкому, сесіях міської ради, а також інших засіданнях і семінарах, що проводяться у виконкомі, відповідно до компетенції відділу.
5.2. Готувати пропозиції, проекти розпоряджень з питань, які входять у компетенцію відділу.
5.3. Організовувати проведення семінарів, нарад з питань, що входять у компетенцію відділу.
5.4. Повертати виконавцю документи, проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення інструкції з діловодства, регламенту роботи виконкому.
5.5. Отримувати від посадових осіб виконавчого комітету, установ, організацій, підприємств міста незалежно від форм власності, письмові та усні пояснення, що стосуються несвоєчасного або часткового виконання доручень міського голови, керівного складу міської ради з розгляду конкретних документів.
5.6. Вносити пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, відділів апарату міської ради, виконавчих органів міської ради.
5.7. Знайомитися зі станом діловодства, здійснювати контроль за якістю виконання документів у відділах виконавчого комітету, організаціях, установах, комунальних підприємствах міста, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.
6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
6.1.Відділ несе відповідальність за виконання покладених на нього повноважень.
6.2. За порушення трудової дисципліни, вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та інших законодавчих актів України, працівники відділу притягуються до відповідальності згідно з чинним законодавством України.
7. КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ
7.1. Критерієм оцінки ефективності роботи відділу є чітке та оперативне проходження розпоряджень, документів міськвиконкому, відповідальність їх вимогам Інструкції з діловодства, компетентність і високопрофесійне виконання працівниками відділу своїх службових обов’язків.
8.ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ
8.1. Міськвиконком створює умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників загального відділу, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.
8.2. Зміни та доповнення до Положення можуть бути внесені за ініціативою міського голови, керуючого справами міськвиконкому, начальника загального відділу, а також з метою приведення Положення у відповідність до чинного законодавства.
Керуючий справами
виконавчого комітету М.Рябошапка